”Olemme tyytyväisiä, että valitsimme Fennoan”

Tilihalme Oy:lle asiakaslähtöisyys on yksi toiminnan perusperiaatteista. Tätä ajatusta tukee myös Fennoan selkeä ja helppokäyttöinen taloushallinnon kokonaisratkaisu.

Jo yli 30 vuotta toiminut, kaarinalainen Tilihalme Oy tarjoaa eri toimialojen asiakkailleen tilitoimisto- ja kirjanpitopalveluita yhdeksän työntekijän voimin. Palvelussa on aina ollut tärkeää asiakkaiden edun ajatteleminen ja asiakkaita lähellä oleminen.

”Monet asiakkaat arvostavat esimerkiksi sitä, että voivat poiketa toimistollamme ja rupatella”, kuvaavat toimitusjohtaja ja omistaja Salla Saarinen sekä palvelupäällikkö Noora Aaltonen yrityksen palveluperiaatetta.

Syksyllä 2019 Tilihalme päätti tehdä merkittävän panostuksen sekä asiakkaidensa että tilitoimiston arjen helpottamiseksi vaihtamalla entiset taloushallinnon järjestelmänsä Fennoaan.

”Olin nähnyt Fennoan mainoksia jo pari vuotta sitten, mutta vasta viime syksynä asia tuli meille enemmän ajankohtaiseksi”, Saarinen sanoo.

”Meillä on ollut pitkään kahden järjestelmän systeemi: pääkirjanpidon järjestelmä sekä sähköisen laskujen käsittelyn mahdollistava järjestelmä. Olimme jo pidempään miettineet siirtymistä sellaiseen järjestelmään, jossa voimme hoitaa kaikki kirjanpidon osa-alueet samassa. Päätimme lähteä etsimään kokonaan uutta järjestelmää”, kertoo Saarinen lähtötilanteesta.

Fennoa saatiin Tilihalmeelle käyttöön marraskuun alusta lähtien ja asiakkaille vuoden 2020 alussa.

Fennoa erottui muista ohjelmista edukseen erityisesti selkeydellään

Kokonaisvaltaisuuden lisäksi ratkaisevia asioita uuden ohjelman valinnassa Tilihalmeelle olivat kotimaisuus, selkeys ja käyttäjäystävällisyys.

”Kävimme syksyn aikana läpi useiden markkinoilla olevien ohjelmien demoja, jotta meille muodostui kattava käsitys vaihtoehdoista. Fennoan demo antoi ohjelmasta selkeän kuvan ja vastasi tarpeisiimme”, Saarinen sanoo.

”Fennoan näkymä ja ulkoasu vaikuttivat myös heti tosi selkeiltä. Ohjelmassa ei tarvitse tehdä asioita tuplana, vaan kun jokin on kerran tehty, siihen ei tarvitse enää palata. Pitkälle viety robotiikka hyödyttää sekä asiakasta että tilitoimistoa. Ohjelma oli myös alusta asti helppokäyttöisen oloinen, mikä on erittäin tärkeää asiakkaiden toimiessa yhä useammin myös itse ohjelman käyttäjinä. Asiakkaalla ei saa mennä liikaa aikaa ohjelman opetteluun”, Saarinen ja Aaltonen perustelevat.

Fennoan käyttöönoton myötä odotukset ovat täyttyneet mainiosti ja uuden järjestelmän hyödyt on saatu vauhdikkaasti osaksi arkea.

”Nopeasti olemme saaneet Fennoan käyttöön. Asiakas on ohjelmassa tosi nopea perustaa, joten vanhojen asiakkaiden luominen järjestelmään on ollut sujuvaa. Raportit saa ohjelmasta helposti heti ja pääsee porautumaan haluamiinsa tapahtumiin. Odotuksemme ovat täyttyneet ja työntekijöiltä palaute on ollut pääosin positiivista”, Saarinen kertoo.

”Kaikki työntekijämme ovat ottaneet Fennoaa käyttöön jonkin verran, mutta kaikkia asiakkaita ei tietenkään vielä ole sinne siirretty. Aikaisemmin käyttämämme ohjelma oli hyvin erityyppinen kuin Fennoa, joten muutos on meille suuri. Tähän asti ohjelma on kuitenkin vaikuttanut tosi hyvältä ja selkeältä. Ainoa miinus on ollut se, ettei palkanlaskentaosio ole vielä käytössä, mutta senkin pitäisi olla pian tulossa mukaan,” Saarinen lisää.

Myös Tilihalmeen asiakkaat ovat ilahtuneet muutoksesta, sillä Fennoan ansiosta he pystyvät nyt tekemään monta asiaa paljon helpommin kuin ennen.

”Vanhaan järjestelmään asiakkaat eivät päässeet helposti tekemään mitään. Nyt he pystyvät hoitamaan myyntilaskutuksen suoraan Fennoasta. Kaikki tarvittava on samassa järjestelmässä ja käytettävissä selaimella”, Aaltonen sanoo.

Kohti entistä sujuvampaa sähköistä taloushallintoa

Uuden ohjelman opettelussa tarvitaan aina tukea, ja sitä Fennoalta on Saarisen ja Aaltosen mukaan saanut hyvin.

”Olemme olleet viikoittain yhteydessä ja kysyneet muun muassa ohjelman eri ominaisuuksista. Fennoalta on kerrottu, milloin uusia ominaisuuksia on tulossa ja neuvottu, miten tätä odotellessa kannattaa kiertää asia jollain muulla tavalla. Nopeasti he aina vastaavat sieltä.”

Vaihto Fennoaan osui Tilihalmeella ajoitukseltaan nappiin, sillä koronan aiheuttamissa poikkeusoloissa selainpohjaisuus on mahdollistanut työskentelyn muuallakin kuin toimistolla.

”Nyt korona-aikaan Fennoa on ollut loistava, kun kaikki tieto on ollut yhdessä paikassa. Etätyö on ollut helppoa, kun käytössä on selainpohjainen pilvipalvelu”, Aaltonen sanoo.

”Kaiken kaikkiaan olemme olleet tosi tyytyväisiä siihen, että valitsimme Fennoan ja vaihdoimme järjestelmän vielä alkuperäistä suunnitelmaa nopeammin. Saamme tästä varmasti monen kokoisille yrityksille toimivan systeemin”, Saarinen toteaa ja jatkaa:

”Tällä hetkellä on vielä tapauskohtaista, miten nopeasti asiakasyritysten taloushallinto saadaan digitalisoitua. Osa ottaa uudet asiat vastaan helpommin kuin toiset, mutta olisi mukavaa, että kaikki pääsisivät nauttimaan sähköisen järjestelmän hyödyistä.”

Haluatko tietää lisää digitaalisen ja automatisoidun taloushallinnon hyödyistä? Lataa oppaamme:

Taloushallinnon automatisoinnin opas

Fennoa – tutkitusti ykkönen

 

Taloushallintoliitto teki joulukuussa 2019 kyselyn tilitoimistoille tämän päivän ohjelmistotarjonnasta. Kyselyyn vastasi 2066 tilitoimistoammattilaista ympäri Suomen. Kyselyssä vastaajat arvioivat käyttämiään kirjanpitojärjestelmiä. Mukana oli 15 taloushallinto-ohjelmistoa. Kaikilla kuudella arvioidulla osa-alueella ja kaikissa toimistojen kokoluokissa Fennoa sai kyselyn korkeimmat arvosanat.

Toisin kuin muissa Pohjoismaissa, Suomessa taloushallintoammattilaisilla on hyvä tilanne tilitoimisto-ohjelmistojen suhteen: valinnanvaraa löytyy paljon. Taloushallintoliiton kyselyyn valikoitui näistä 15 liiton yhteistyöjäsenyyksien myötä. Ohjelmien kirjo on kuitenkin myös Suomen mittakaavassa hyvin kattava.

Lue koko tutkimus Taloushallintoliiton sivuilta »

Vastaajista noin puolet käytti yhtä ja joka kolmas kahta eri ohjelmaa. Neljäsosa vastaajista oli ollut ohjelmiston käyttäjänä alle kaksi vuotta. Tämä antaa osviittaa siitä, että ohjelmistojen asiakaskunnassa on liikehdintää. Lähivuosina liikehdintään vaikuttaa vielä Tikonin poistuminen.

Fennoa ensimmäisellä sijalla kaikissa kategorioissa

Niin tilitoimistojen kokoluokat kuin arvioidut osa-alueet huomioiden Fennoa sai kyselyssä erinomaiset arviot ollen kaikissa kategorioissa ensimmäisellä sijalla.

Arvioitavia ominaisuuksia oli kuusi ja vastauksia tarkasteltiin myös vastaajan tilitoimiston henkilöstömäärän mukaan (eli 1–2, 3–4, 5–9, 9–25 ja yli 25 henkilön tilitoimistoissa työskentelevät).

Kyselyssä vastaajia pyydettiin ottamaan kantaa erilaisiin ohjelmaa kuvaaviin väittämiin asteikolla 1 “täysin eri mieltä” – 5 “täysin samaa mieltä”. Väittämät koskivat ohjelmiston helppokäyttöisyyttä (B), työskentelyn tehokkuutta (C), raportoinnin joustavuutta (D), yhteiskäyttöä asiakkaan kanssa (E) sekä tuen riittävyyttä (F).

  

 

Tukea taloushallinto-ohjelmiston vaihdon suunnitteluun

Taloushallintoliiton mukaan kyselyn tavoitteena oli tuoda ilmi tilitoimistoammattilaisten näkemyksiä markkinoilla olevista ohjelmistoista vahvuuksineen ja heikkouksineen. Näitä näkemyksiä tilitoimistojen kannattaa hyödyntää esimerkiksi taloushallintojärjestelmän vaihtoa suunnitellessa.

”Otamme kyselyn tulokset vastaan iloisina ja jatkamme nöyrästi Fennoa-palvelumme kehittämistä kohti keskeisimpää tavoitettamme, joka on suomalaisten tilitoimistojen työn tehostaminen ja digitalisointi.” kertoo toimitusjohtaja Mikko Kalliovaara ja jatkaa ”On upeaa kuulla, että Fennoa koetaan käyttäjien keskuudessa paitsi helppokäyttöiseksi ja tehokkaaksi, myös tueltaan riittäväksi. Meille on aina ollut erittäin tärkeää tarjota laadukasta palvelua asiakkaillemme.”

Koe itse, kuinka sujuvaa Fennoan käyttäminen on. Varaa nyt etädemo, niin esittelemme
tilitoimistollesi Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä
ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Fennoa avaa mahdollisuuksia sekä tilitoimistolle että sen asiakkaille

Järjestelmän käyttäjäystävällisyys sekä mahdollisuus kehittää järjestelmää yhä paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavaksi saivat Jbb:n valitsemaan Fennoan.

Sähköinen taloushallinto vaatii tehokkaita työvälineitä. Tästä syystä myös Pietarsaaren ja Uusikaarlepyyn alueilla toimiva Jbb eli Ab Jakobstads Bokföringsbyrå aloitti Fennoan pilvipalvelun käytön kesällä 2019.

”Olimme huomanneet, että vanhan järjestelmämme elinkaari oli loppumassa eikä sitä enää kehitetty. Maailma on muuttunut ja muuttumassa, eikä aiempi järjestelmämme enää ratkaissut uuden sähköisen maailman haasteita”, kertoo Jbb:n IT-kehityspäällikkö Johan Rönnqvist.

”Löysin Fennoan selaillessani vaihtoehtoja netissä. Selvisi myös, että toinen tilitoimisto oli jo miettinyt Fennoan valitsemista, joten päätin itsekin tutustua Fennoaan ilmaisen etädemon kautta”, Rönnqvist jatkaa.

”Koska Fennoa on melko pieni yritys, mietin aluksi, pystyvätkö he toimittamaan tarvitsemamme ratkaisun. Luottamusasia oli se isoin kynnys, mutta toimitusjohtajan asenne vakuutti meidät: Hän tuli vielä demon jälkeen paikan päälle myyjän kanssa esittelemään palvelua ja oli mielestämme umpirehellinen sen suhteen, mikä Fennoassa toimii ja mikä ei. Näimme, että Fennoalla on paljon hyviä ominaisuuksia sekä yrityksenä että tuotteena. Fennoa on myös taloudellinen ja kustannustehokas valinta”, Rönnqvist sanoo.

Erityisesti Fennoan helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys vakuuttivat nopeasti.

”Sama nykyaikainen teknologia on käytössä kautta linjan koko järjestelmässä, mikä on käyttäjänäkökulmasta erittäin tärkeää. Järjestelmä on yhtenäinen paketti eikä koostu monesta eri osasta. Siinä on keskitytty tärkeimpiin toiminnallisuuksiin, jolloin kokonaisuus pysyy hyvin kasassa”, Rönnqvist kuvailee.

Fennoan helppokäyttöisyys tuli hyvin esille jo käyttöönottovaiheessa

34 henkilöä työllistävässä ja useamman sadan yrityksen asioita hoitavassa tilitoimistossa järjestelmän vaihto ei toteudu hetkessä, joten muutosta on viety eteenpäin pidempänä prosessina.

”Tuttujen rutiinien muuttaminen on työntekijöille luonnollisesti joskus haastavaa. Meilläkin on hyvin kirjava joukko henkilöitä ja vanha järjestelmä on ollut käytössä yli 20 vuotta. Tietysti se on tuttu ja turvallinen. Uusien asioiden oppiminen ja työprosessien hiominen vaatii työntekijöiltä paljon”, Rönnqvist myöntää.

Fennoan hyödyt ovat Rönnqvistin mukaan kuitenkin jo näyttäytyneet selkeästi asiakkaille – ja erityisesti ns. mappiasiakkaille, joilla ei ole aiemmin ollut käytössään sähköistä järjestelmää.

”Prosessit ovat muuttuneet niin, että he pystyvät hoitamaan asioita itse reaaliaikaisesti sen sijaan, että he tulisivat tuomaan tositteet tilitoimistoon kerran kuussa. Prosessi sekä yhteistyö kirjanpitäjän kanssa toimivat dynaamisemmin. Asiakkaat pystyvät myös hoitamaan yrityksen taloushallintoa paikasta riippumatta ja heillä on aina kaikki tiedot saatavillaan.”

”Fennoa tuo myös mahdollisuuksia tulevaisuuden varalle, kun esimerkiksi maaseudun pankkikonttoreita vähennetään. Aiemmin osa pankissa hoidetuista asioista pystytäänkin jatkossa hoitamaan esimerkiksi Fennoan kautta.”

”Fennoan käytettävyydestä olemme saaneet asiakkailta hyvää palautetta. Järjestelmän nopeus huomataan heti sisään kirjauduttaessa. Kun klikataan, näyttöön ei tule tiimalaseja – se on erittäin tärkeää. Ne asiakkaamme, jotka ymmärtävät taloushallinnon prosesseja ja ovat tottuneita käyttämään järjestelmiä, ovat alkaneet käyttää Fennoaa aivan noin vain, kun olemme lähettäneet tunnukset. Yleensä kuitenkin olemme pitäneet asiakkaillemme 45–60 minuutin koulutuksen järjestelmän käytöstä, ja sen jälkeen he pystyvät itse tekemään myynti- ja ostolaskuja”, Rönnqvist kertoo.

Fennoassa työprosessit ovat helppoja ja selkeitä, samoin näkymät ja sivut. Yksittäisellä sivulla ei ole liikaa tavaraa, kaikki seuraa samaa logiikkaa ja käyttäjäystävällisyys on hyvällä tasolla. Käyttöliittymä on mietitty loppuun asti”, Rönnqvist lisää.

Motivoivaa yhteistyötä taloushallinnon tulevaisuuden hyväksi

Rönnqvist näkee Jbb:n ja Fennoan välisen tiiviin yhteistyön hienona mahdollisuutena molemmille osapuolille.

Fennoa on meille tärkeä kumppani, ja haluamme kehittää tätä järjestelmää yhdessä. Melkein vaadin heiltä, että saan olla mukana kehittämässä ja antamassa heille oman henkilökuntamme sekä asiakkaidemme ideoita toteutettavaksi. Sitä kautta me saamme hyvää palvelua heiltä. Vuoropuhelu meidän ja järjestelmätoimittajan välillä on erittäin tärkeää. Fennoa on vielä pieni yritys, mutta he pystyvät antamaan sitäkin parempaa palvelua ilman turhaa byrokratiaa.”

”Olemme kontaktissa melkein joka päivä. Saamme neuvoja, miten asioita kannattaa tehdä, ja kun meillä on kysymyksiä, vasteaika on aivan omaa luokkaansa”, Rönnqvist kehuu.

Yksi työn alla olevista kehittämiskohteista on Fennoan ruotsinkielinen versio.

”Meillä on paljon ruotsinkielisiä käyttäjiä, mutta käännös ruotsiksi ei ole vielä valmis. Myös tässä olemme tehneet yhteistyötä Fennoan kanssa. Viime viikolla saimme käännettyä tilinpäätösosion ruotsiksi”, Rönnqvist mainitsee.

Jbb:n IT-kehityspäällikkö Johan Rönnqvist uskoo, että Fennoan kaltainen pilvipalvelu tulee menestymään jatkossakin.

”Nuorena yrityksenä Fennoalla ei ole vanhoja painolasteja kannettavanaan, vaan sen on helppo olla mukana teknologian kehityksessä. Nykypäivän ihmiset ovat myös tottuneet ostamaan palveluita enemmän – elokuvat ja musiikkikin ostetaan jo suoratoistopalveluina. Tulevaisuudessa ostetaan varmasti yhä useammin myös taloushallinto kokonaispalveluna kiinteällä kuukausihinnalla. Yrittäjä ei valitse järjestelmää, vaan palveluntuottajan, jolla on tarvittava asiantuntemus.”

”Jotta tällainen yhteistyö toimii, tilitoimistojen ja yritysten on tärkeää tehdä ennaltaehkäisevää työtä keskustelemalla esimerkiksi siitä, mitä yrittäjä tekee itse järjestelmässä ja miten tilitoimisto vastaa siihen. Vuorovaikutuksen ja kommunikaatiotapojen pitää olla sovittuna, jotta palvelu saadaan vastaamaan parhaalla tavalla asiakkaan tarpeita ja odotuksia.”

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Osakeyhtiön tilinpäätöksen laatiminen, allekirjoittaminen ja julkaiseminen digitaalisesti

Referoitu Tilisanomissa 14.10.2019 julkaistusta Mikko Kalliovaaran artikkelista.

PRH on rakentanut iXBRL-rajapinnan sähköisten tilinpäätösten vastaanottamiseksi kaupparekisteriin. Ohjelmistoyritykset voivat tehdä iXBRL-rajapintaa käyttäviä kirjanpito-ohjelmia, joiden avulla tilitoimistot voivat lähettää tilinpäätöksen kaupparekisteriin täysin digitaalisesti. PRH on toteuttanut rajapinnan yhteistyössä Taloushallintoliiton kanssa. Fennoa Oy oli Suomen ensimmäinen yritys, joka lähetti digitaalisen tilinpäätöksensä kaupparekisteriin. Tämä omalla taloushallinto-ohjelmistollamme laadittu iXBLR-muotoinen tilinpäätös rekisteröitiin 25. huhtikuuta 2019.

Osakeyhtiö joutuu toimittamaan tilikausittain tilinpäätöksensä julkiseksi dokumentiksi Patentti- ja Rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin. Julkisen tilinpäätöksen myötä turvataan esimerkiksi sopimusosapuolten asemaa kertoen kauppakumppaneille näyttääkö toinen yritys olevan luotettava asiakkaana tai toimittajana.

Tilinpäätöksen sisältämät tiedot perustuvat lakiin ja ne muodostuvat pääosin yrityksen kirjanpidosta, joka tilikaudelta on tehty tilitoimiston toimesta. Lisäksi tilinpäätöksessä kerrotaan tekstimuodossa huomattavat tilikauden aikaiset yhtiön taloudelliseen asemaan vaikuttavat asiat.

Tilinpäätöksen perinteinen toteuttaminen

Taloushallinnon voimakkaasta sähköistymisestä huolimatta tilinpäätösdokumentti on edelleen ollut yleensä Excelillä tai Wordilla käsityönä tehty asiakirja. Asiakirjaan on haettu kirjanpito-ohjelmasta luvut, muotoiltu niiden tietoja siistin näköiseksi ja lisätty mahdollisesti lisätaulukoita sekä kirjoitettu tekstiosioita.

Jokainen tilinpäätös on ollut hieman tekijänsä näköinen, koska jokainen kirjanpitäjä tai tilitoimisto on tahollaan luonut nämä Excel- tai Word-pohjansa itsenäisesti.

Lopuksi kokonaisuus on ajettu PDF- tiedostoksi, joka on toimitettu sähköpostilla tai paperilla postitse eri maantieteellisessä sijainnissa oleville hallituksen jäsenille allekirjoitettavaksi ja heidän jälkeensä vielä tilintarkastajalle. Mikäli tilintarkastaja on huomauttanut sisältövirheestä, on allekirjoituskierroksen työläyden vuoksi päädytty vaihtamaan korjattuja sivuja jo allekirjoitettuun tilinpäätökseen.

Tilintarkastajan allekirjoituksen jälkeen PDF-tilinpäätös on veroilmoituksen liitteenä toimitettu PRH:lle kaupparekisteriin julkistettavaksi. PRH:n mukaan osa PDF-muotoisista tilinpäätöksistä on ollut sisällöllisesti täysin rikki tai sisältänyt tietoja, jota ei ensinkään ole julkisiksi haluttu tai tarkoitettu.

Digitaalinen tilinpäätös

iXBRL Keväällä 2019 PRH julkaisi ohjelmistotaloille uuden digitaalisen rajapinnan, jolla tilinpäätöksen pystyi toimittamaan virheettömänä ja koneellisesti luettavana Inline XBRL -dokumenttina. iXBRL-kielen (Inline eXtensible Business Reporting Language) avulla talousraportteja voidaan muodostaa, käsitellä, jalostaa ja visualisoida koneellisesti.

iXBRL-muotoisissa tilinpäätöksissä tiedot esitetään standardien ja luokitusten mukaisesti yhtenäisellä tavalla. Tämä muun muassa vähentää riskiä siitä, että tilinpäätöksestä puuttuisi oleellisia tietoja. iXBRL-sanomamuoto mahdollistaa käytännössä tilinpäätöksen muodostamisen, käsittelyn ja toimittamisen eteenpäin täysin digitaalisesti ohjelmistosta toiseen.

Digitaalisen tilinpäätöksen etuja ovat esimerkiksi tilintarkastuksen ja pankkien rahoitushakemusten tehostaminen. Käytännössä mikä tahansa vastapuoli, myös ulkomainen sijoittaja analyysiohjelmistollaan, saa suomalaisen yrityksen taloudellisesta asemasta paljon aiempaa tehokkaammin oikeellisen kuvan käyttämällä iXBRL-tilinpäätöksen tietoja hyödyksi.

Tilinpäätöksen laatiminen digitaalisesti

Moderni taloushallinto-ohjelma voi iXBRL-tilinpäätöksen sanomamuodon tukemisen lisäksi muodostaa koko tilinpäätösdokumentin vakiomuotoisena ja digitaalisesti pääkirjanpitoon täsmäävänä. Taloushallinto-ohjelmassa on sisäinen toiminto Luo tilinpäätös, joka laatii kirjanpitäjän puolesta yrityksen päättyneestä tilikaudesta valmiin tilinpäätösdokumentin luonnoksen, jossa esimerkiksi taseen ja tuloslaskelman saldot sekä oman pääoman muutokset ovat valmiina ja täsmäävät suoraan päättyneen tilikauden lukuihin kirjanpidossa. Jos kirjanpitoa joudutaan vielä esimerkiksi tilintarkastajan vaatimuksesta muuttamaan, on tilinpäätös myös parilla klikkauksella päivitetty vastaamaan muuttunutta kirjanpitoa.

Tilinpäätöksen tekeminen koneellisesti avustettuna modernilla taloushallinto-ohjelmalla onkin huomattavan paljon pienempi työ kuin aiemmin. Ohjelman tilinpäätöstoiminto osaa lisätä tilinpäätökseen myös vakio-osiot, kuten viralliset PMA-kaavan mukaiset liitetietokappaleet, hallituksen kokoonpanon, sekä tilintarkastajan tiedot automaattisesti. Näitä kappaleita ja niiden tekstejä voi muokata, lisätä, poistaa ja täydentää suoraan ohjelmassa.

Tarvetta Excel- tai Word-työskentelyyn ei modernin taloushallinto-ohjelman kanssa ole. Tilinpäätöksen saa alusta loppuun laadittua siinä samassa tutussa selainkäyttöisessä ohjelmassa, jossa varsinainen kirjanpitokin on tilikauden aikana tehty.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen digitaalisesti

Kun kirjanpitäjän on tyytyväinen tilinpäätökseen, hän hyväksyy sen lopulliseksi ja aloittaa allekirjoitusprosessin taloushallinto-ohjelmassa. Allekirjoituksiakaan varten tilinpäätöstä ei tulosteta, sähköpostiteta tai avata mitään ylimääräisiä allekirjoituspalveluita, vaan sama tuttu taloushallinto-ohjelma kysyy, keille kaikille hyväksytty tilinpäätös lähetetään digitaalisesti allekirjoitettavaksi.

Digitaalisuuden hienouksia on myös etäisyyden merkityksen poistuminen ja tilinpäätöksen prosessin hallinta. Ohjelma lähettää kaikille valituille henkilöille kutsut vaikka ulkomaille asti tulla allekirjoittamaan tilinpäätös omalla tietokoneellaan tai matkapuhelimellaan. Ohjelma itse seuraa, että vaaditut allekirjoitukset myös tehdään. Vasta kun hallituksen allekirjoitukset on kerätty, saa tilintarkastaja oman allekirjoituskutsunsa automaattisesti. Aloittaessaan tilintarkastustyön hän voi olla varma, että koko hallitus on ensin omalta osaltaan hyväksynyt kirjanpitäjän laatiman tilinpäätöksen.

Kun tilintarkastajakin on tarkastanut yrityksen tilikauden tapahtumat taloushallinto-ohjelmaan saamallaan käyttäjätunnuksella tai omalla analyysiohjelmistollaan, allekirjoittaa hän digitaalisesti viimeisenä tilinpäätösdokumentin. Allekirjoitusten päiväykset leimataan kunkin henkilön todellisen allekirjoitushetken mukaisesti dokumenttiin pysyvästi näkyviin, eikä niitä voi muuttaa.

Mikäli tilintarkastaja huomaa virheen tilinpäätöksessä, tilintarkastaja huomauttaa kirjanpitäjälle muutostarpeesta ja kirjanpitäjä kopioi taloushallinto-ohjelmassa parilla klikkauksella uuden version alkuperäisestä tilinpäätöksestä työstöön, korjaa tilintarkastajan huomautukset ja lähettää koko tilinpäätöksen uudelleen allekirjoitettavaksi hallitukselle ja sen jälkeen tilintarkastajalle. Kaiken toimiessa taloushallinto-ohjelmassa digitaalisesti on tämäkin hyvin nopea ja selkeä prosessi aiempaan verrattuna.

Tilinpäätöksen toimittaminen PRH:lle digitaalisesti

Lopullinen tilintarkastajan allekirjoittama iXBRL-tilinpäätös toimitetaan yhtiökokouksen jälkeen taloushallinto-ohjelmasta PRH:lle uuteen iXBRL-rajapintaan yhdellä klikkauksella. Tämän jälkeen yritys on täyttänyt tilinpäätöksen julkistamisvelvoitteensa. iXBRL-muotoinen digitaalinen tilinpäätös on selkeä ja täysin ihmisluettava sekä lisäksi virheettömästi koneluettava. Tilinpäätöksen lukija voi olla myös täysin varma siitä, että yksikään tilinpäätöksen arvo tai sivu ei ole muuttunut siitä, mitä ne ovat olleet tilinpäätöksen allekirjoitushetkellä.

Veroilmoituksen liitteenä tilinpäätöstä ei enää tarvitse toimittaa. Verohallinto saa haettua tilinpäätökset itselleen koneellisesti suoraan kaupparekisteristä. Näin tilinpäätöksen elinkaari laatimisen, allekirjoittamisen ja toimittamisen osalta on valmis. Toteutettu digitaalinen tilinpäätös jää pysyvästi ja muuttumattomana allekirjoitettuna dokumenttina talteen taloushallinto-ohjelmaan ja on lisäksi julkisesti haettavissa identtisenä digitaalisena kopiona kaupparekisteristä.

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Kilpailuetua laadukkaalla lasku- ja kuitti-informaatiolla

Pankkiurani ensiaskeleita ottaessa vuosituhannen vaihteessa alkoi myös alkutaival verkkolaskujen ympärillä. Tuohon saakka verkkolaskutus oli ollut lähinnä kahden yrityksen välistä viestittelyä EdiFact-sanomilla, mutta 2000-luvun alussa alettiin puhua Finvoicesta, verkkolaskuosoitteistosta ja verkkolaskuliikenteestä.  

Verkkolaskutusta myytiin ajatuksella, että se säästää kaikkien kuluja laskun tulostuksessa, välityksessä, kierrätyksessä ja kirjanpidossa. Kirjanpidon automatisoinnin suunniteltiin pohjautuvan perustililuettelon käyttöön, jolloin laskuttajan oli mahdollisuus antaa sen pohjalta tiliöintiehdotus laskun tuoterivillä. Tämä näytti hienolta jopa Osuuspankin Kultalinkki-pankkiyhteysohjelmassa. 

Automatisointiin matkaa edelleen reilusti 

Noista ajoista on kulunut n. 15 vuotta ja yhä edelleen verkkolaskujen sanoman sisältö on hyvin puutteellista automatisoinnin näkökulmasta. Sanomien otsikkotaso ja tilisiirto-osa ovat pääosin kunnossa, mutta tiliöintiautomatiikan tarvitsemat tuoterivit ovat yleensä sekaisin kuin seinäkello. Erilaisia toteutusvariaatioita on lähes yhtä paljon kuin laskutusjärjestelmiä.  

Onko syynä tähän se, että markkinat ajoivat verkkolaskuja siihen suuntaan, että Finvoicen mukana pitää olla myös pdf-kuva, jolloin itse sanoma jäi vähemmälle huomiolle ja käyttöönotoissa viilattiin vain kuvaa? Eivätkö ohjelmistotoimittajat ja projektihenkilöstö osanneet painottaa riittävästi xml-sanoman tärkeyttä asiakkaille? Vai johtuuko tämä vain yksinkertaisesti siitä, että valtaosa ohjelmistoista on alun perin luotu aikaan ennen verkkolaskuja ja paperilaskun generoinnista on vain yritetty parsia kasaan jonkinlainen xml-sanoma? Pahimpia aukkoja on paikkailtu verottajan ja valtion vaatimuksesta. 

Laskusanomat ja kuitti-informaatiot kilpailuvaltiksi? 

Ostajan aseman pitää olla todella merkittävä, jotta se voi vaatia laskuttajilta laadukkaampaa sanomasisältöä. Käytännössä tällaisia ostajia ovat vain julkisyhteisöt ja muutamat suuret yritykset. Mikä siis saisi myyjät investoimaan nykyaikaiseen laskutusjärjestelmään ja parempaan verkkolasku-sanomaan? Laskuttajille on riittänyt, että laskun tekee helposti, se kulkee vastaanottajalle halvalla ja vastaanottaja maksaa sen oikeilla tiedoilla oikeaan aikaan.  

Samanlaisen haasteen parissa kamppaillaan myös sähköisen rakenteellisen kuitin kanssa. Myyjälle riittää, kun pakollisen kuitin saa helposti ja nopeasti annettua ostajalle. Kun keskustellaan siitä, kenen pitäisi maksaa sähköisen kuitin tarjoamisesta, myyjä-osapuolet yleensä ilmoittavat, että ei kiinnosta. He eivät tästä hyödy. 

Voisiko laadukkaan laskusanoman tai kuitti-informaation kääntää kilpailuvaltiksi? Saisiko kauppaa lisättyä tarjoamalla tiliöintiehdotuksia ja rakenteellisia kuitteja? JHS-suositukset.fisivulla mainitaan näin: ”Valtionhallinnossa on laskettu, että yhden paperimuodossa saapuvan ostolaskun käsittelykustannus on manuaalisesti 30 euroa. Sähköistämällä ostolaskujen käsittely päästään 810 euroon, kun samalla muutetaan prosessit tukemaan verkkolaskun käsittelyä. 

Kuittirumban todelliset kustannukset 

Kuittien käsittely ei poikkea kovinkaan paljon kirjanpidossa ostolaskusta. Suurin ero on usein se, että yleensä osan käsittelytyöstä hoitaa työntekijä eikä kirjanpitäjä. Näin laskennallisesti esim. yhden paperisen pysäköintilipun kirjanpidon kustannukset voivat olla jopa 30 €. Parantamalla lasku- ja kuittisanoman sisältöä olisi kirjanpitokustannuksista puristettavissa euroja pois vielä tuosta 810 € summastakin. 

Jos ostajat havahtuisivat siihen, että jokainen heidän tekemänsä ostos maksaa heille kirjanpitoprosessissa jopa 30 € ja tämä laskettaisiin hankintahinnan päälle, niin uskoisin että tällä olisi ostokäyttäytymistä ohjaava vaikutus. Myyjä voisikin jopa markkinoida, että meiltä ostamalla säästät kirjanpitokustannuksissa jopa 25 €/ostotosite. 

Lisää edelläkävijöitä tarvitaan 

Muutamat toimijat ovat onneksi jo heränneet laadukkaan myyntilaskusanoman mahdollisuuksiin. Esimerkiksi S-Business-korttia käyttämällä ja keskittämällä ostokset S-ryhmän paikkoihin laskulla saa tuotekohtaisen erittelyn. Käytännössä erillisiä kuitteja ei tarvita kirjanpidon tekemiseen. Verkkolaskulta tiliöintivientien luonti voidaan automatisoida. Yrittäjänä harkitsisin tätä mahdollisuutta ainakin kahdesti, vaikka osuustoiminta ei olisikaan lähellä sydäntä. 

Toinen merkittävä avaus on Wurthin cost Match-palvelu, jossa asiakas voi tuoteluettelossa kertoa haluamansa tiliöintitiedot tuoteryhmille. Kun lasku Wurthiltä saapuu, se sisältää valmiit tiliöinnit. Kirjanpitäjän tarvitsee tiliöidä vain ne satunnaiset rivit, joilla ei tiliöintiä ole.  

Jostain syystä kumpikin näistä toimijoista on ollut yllättävän hiljaa näistä asiakkaan kulujen säästönpaikoista. Toivoisinkin myös heiltä hieman lisäponnistuksia markkinointiin ja edelläkävijyyden lipunheilutusta. Tässä on vielä monelle yritykselle mahdollisuus lisätä omaa kilpailuetua! 

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

”Arjestamme on tullut todella paljon sujuvampaa ja tehokkaampaa”

Katso videolta Sanna Ruuhosen (vas.) ja Päivi Pakkasen kokemuksia Fennoasta 

Saruman Oy on oululainen tilitoimistoyritys, joka tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaista taloushallintopalvelua. Saruman ja kaikki yrityksen asiakkaat käyttävät päivittäin Fennoaa.

Fennoa on pitkälti automatisoitu taloushallinnon pilvipalvelu. Automatiikan ansiosta Sarumanin rutiinityöskentely on helpottunut todella paljon. Työskentely on tehokasta. Kun rutiinityöt saadaan pois päiväjärjestyksestä, voidaan keskittyä siihen oikeaan, lisäarvoa antavaan työhön. 

– Esimerkiksi myyntilaskut saa tekeytymään ja lähtemään automaattisesti, tiliotteet tiliöityvät automaattisesti ja ostolaskutkin tiliöityvät lähes automaattisesti. Tällaiset päivittäiset rutiinityöt ovat kyllä helpottuneet todella paljon, toteaa Sarumanin toimitusjohtaja Sanna Ruuhonen 

Lisää nopeutta ja tehokkuutta

Hankintavaiheessa Fennoa erottui edukseen selkeällä visuaalisella ilmeellään. Valinnan ratkaisi lopulta juuri se, että Fennoan käyttäminen on hyvin yksinkertaista ja nopeaa.  

– Käyttöönoton jälkeen ajankäyttö on tehostunut paljon. Fennoa on nopeuttanut työtämme huomattavasti. Asiakkailta saatu palaute on myös pääosin positiivista. Fennoa on nopeuttanut, helpottanut ja sujuvoittanut heidänkin tekemistään, kertoo Sarumanilla taloushallinnon assistenttina työskentelevä Päivi Pakkanen. 

Ohjelmisto taipuu kaikkiin tarpeisiin

Fennoan käyttöön ei Pakkasen mukaan ole liittynyt sen suurempia haasteita. Fennoa on kehitetty yhdessä tilitoimistojen kanssa ja myös Saruman on päässyt näyttämään omaa osaamistaan antaessaan ideoita Fennoan kehittämiseen. 

– Tämä yhteistyö on kyllä toiminut erinomaisesti, Pakkanen sanoo.  

– Voin ehdottomasti suositella Fennoaa ihan kaikenkokoisille yrityksille. Ei ole väliä, onko kyseessä sitten toiminimi vai suurempi yritys. Ohjelmisto taipuu kyllä kaikkiin tarpeisiin, Ruuhonen summaa. 

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Fennoa ja tilitoimiston rooli

Taloushallinnon ohjelmistot kehittyvät jatkuvasti. Kirjanpitäjän roolin muuttumisesta on saanut kuulla ja lukea niin kauan kuin pystyn muistamaan. Reaaliaikatalouden palapeliä rakennetaan hyvää vauhtia, minkä tavoitteena on mahdollistaa entistä parempi automaatio ja sitä kautta tuottavuuden kasvu.

Automatisoinnilla säästetään työaikaa – ei korvata ihmistä 

Meiltäkin silloin tällöin kysytään, että kun Fennoa on niin helppokäyttöinen ja automaattinen, eikö yrittäjä voisi tehdä sillä kirjanpitonsa itsekin  ilman tilitoimistoa. Nyt kun vielä tilinpäätöskin syntyy kuin itsestään. Varsinkin tilinpäätöksen osalta täytyy muistuttaa, että tilinpäätösasiakirja kyllä tosiaan muodostuu nappia painamalla lähes valmiina ja lähtee myös PRH:lle digitaalisesti, mutta ei se sentään tilinpäätösvientejä tee käyttäjän puolesta. Automaatio tulee avuksi vasta siinä vaiheessa, kun ammattitaitoinen kirjanpitäjä on valmistellut kirjanpidon valmiiksi tilinpäätöksen laatimista varten. 

Uskon vertauksien voimaan. Jos tilitoimisto olisi sairaala, Fennoa olisi se yritys, joka toimittaa sairaalaan kaikki tarvittavat laitteet. Sairaalan ammattitaitoiset lääkärit yhdessä ensiluokkaisten laitteiden kanssa voivat tehdä siitä yhden Suomen parhaista. Fennoa ei olisi se yritys, joka toimittaa ”ole itse oma kirurgisi” -aloituspakkauksia kaikille suomalaisille. Eikä se missään nimessä siinä sivussa pyörittäisi omaa kilpailevaa sairaalatoimintaa. Fennoan palvelu on toki helppokäyttöinen, mutta silti tarkoitettu ammattilaisen käytettäväksi. Tai oikeammin kirjanpitäjän ja asiakasyrityksen yhdessä käytettäväksi, koska asiakasyritys on niin ikään ammattilainen omalla alallaan. 

Miksi pienyrittäjä ulkoistaisi taloushallinnon 

Otetaan myös yksi ihan käytännön esimerkki: pieni yhden miehen yritys, joka tekee konsulttitöitä eri toimeksiantajille. Pari laskua kuukaudessa, ei mitään kovin erikoista. Konsultilla on ollut auto yrityksen omistuksessa rahoitussopimuksella muutaman vuoden, josta on kiltisti maksanut verotusarvon mukaisesti ennakonpidätykset verottajalle. Yrittäjä on itse ahkeralla etsimisellä ja opiskelulla löytänyt, miten kirjaukset tehdään pitkä- ja lyhytaikaisiin velkoihin, minkä verran voi tehdä poistoja, ja miten ne ilmoitetaan. Tilinpäätös ja veroilmoitus on saatu joten kuten kasaan joka vuosi vappuaaton taittuessa jo iltaan  joskus tosin on otettu jatkoaikaa toukokuulle, mistä verottaja ei ole ollut kovin ymmärtäväinen. 

Yhtenä vuonna yrittäjälle tulee auton vaihtaminen eteen. Kaupat menevät kivasti, tehdään uusi rahoitussopimus ja aiempi velka kuittaantuu. Vanha auto menee vaihdossa, ja sen kohdalla vaihtohyvitys onkin reilusti enemmän kuin auton arvo taseessa. Velkaa tulee lisää, mutta sitten vielä maksetaan myyntivoitosta verot. Vai maksetaanko? Näin yrittäjäparka on kirjanpitolakia tavaamalla ymmärtänyt. Niinpä hän tilittää nyt voudille tästä hyvästä muutaman tuhatlappusen – mutta aivan turhaan! Perusperiaate kirjanpitolaissa menee kyllä juuri näin, mutta pienen yrityksen kohdalla kaikkia koneita ja kalustoja voidaankin katsoa yhtenä eränä, eikä yksittäisiä myyntivoittoja tai -tappioita käsitellä erikseen. Myyntivoitto olisikin siis verovapaata! 

Asiantuntijuus  hyötykäyttöön – yrittäjän ja kirjanpitäjän 

Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten taloushallinnon automatisointi on perusteltua vain tiettyyn rajaan asti. Sitä käyttämään tarvitaan edelleen ammattilainen, joka seuraa alan lainsäädäntöä ja tietää miten sitä hyödynnetään yrittäjän omaksi parhaaksi. Niin ja edellisessä esimerkissä ei edes oteta huomioon yrittäjän omaa työaikaa. Ei sitä kovin moni yrittäjä itsekään tee: itse kun tekee niin saa ilmaiseksi. Ilmainen voi kuitenkin myös tässä tapauksessa tulla kalliiksi. 

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Helppokäyttöinen palvelu yllättää yrittäjät

Tilitoimisto FaktaCountin asiakkaat ovat ottaneet Fennoan helppokäyttöisen pilvipalvelun omakseen. Se sopii mainiosti myös yrittäjille, joille digitaalinen taloushallinto ei ole ennestään tuttu.

FaktaCountin tilitoimistossa Tampereella on täysi tohina päällä, kun kymmenkunta kirjanpitäjää hoitaa asiakasyritysten taloushallintoasioita. Asiakaskunta koostuu lähinnä Pirkanmaan pk-yrityksistä.

”Joukkoon mahtuu muun muassa metallialan yrityksiä, kuljetusalan yrittäjiä ja toiminimiyrittäjiä eri aloilta”, tiimin vetäjä Jaana Salo luettelee.

FaktaCount on viidellä paikkakunnalla toimiva perheyritys, jolla on Riihimäen pääpaikan ohella toimipisteet Helsingissä, Hämeenlinnassa, Tampereella ja Kuhmossa. Yrityskauppojen myötä käytössä on useita taloushallinto-ohjelmistoja. Tuorein niistä on Fennoan taloushallinnon pilvipalvelu.

”Otimme Fennoan käyttöön viime syksynä. Huomasimme heti, että tämähän on todella helppokäyttöinen palvelu verrattuna muihin ohjelmistoihin. Kaikki loksahti heti kohdilleen.”

Helppokäyttöisyydellä on iso merkitys FaktaCountin asiakkaille. Erityisen tärkeää se on monelle pidempään toimineelle yrittäjälle, joilla on ennestään vähän kokemusta digitaalisesta taloushallinnosta.

”Fennoan ohjelmaa voi suositella lämpimästi kenelle tahansa asiakkaistamme.”

FaktaCountin Jaana Salo kiittelee erityisesti Fennoan helppokäyttöisyyttä.

Palvelusta kiitos halausten kera

Jaana Salo kertoo esimerkin metallialan yrittäjästä, joka pitkän sairausloman jälkeen käynnisteli taas yritystoimintaa ja kyseli, miten taloushallinto kannattaisi hoitaa fiksusti.

”Ehdotin, josko nyt olisi hyvä hetki siirtyä oikeasti digiaikaan. Esittelin Fennoan palvelun perustoiminnot, eikä asiakas meinannut millään uskoa, että taloushallinnon rutiinien hoitaminen voi olla tosiaankin näin helppoa. Tämähän on täydellinen palvelu!”

Ja totta se on. Fennoan palvelussa on vain muutama alasvetovalikko, joista löytyy nopeasti kaikki tarvittava, kuten osto- ja myyntilaskut, pankkitilit ja asiakirjat.

Yrittäjien mielestä hyödyllinen ominaisuus ovat myös etusivun muistutukset tekemättömistä töistä, esimerkiksi hyväksymättömät ostolaskut ja avoimena olevat myyntilaskut.

”Enää ei tarvitse selata papereita, ottaa kopioita ja etsiä postimerkkejä paperilaskuihin. Kaikki asiat löytyvät nyt digitaalisesti yhdestä paikasta.”

Tapaamisen lopuksi yrittäjä halasi Jaanaa ja kiitti, että nyt hän voi keskittyä palvelemaan omia asiakkaitaan. Perheellekin jää enemmän aikaa, kun hallinnollisia töitä ei tarvitse tehdä viikonloppuisin ja iltamyöhään.

”Helppokäyttöisin vastaan tullut ratkaisu”

Jaana Salo kertoo, että myös nuoret yrittäjät ovat ottaneet Fennoan palvelun omakseen.

”He ovat tottuneet digitaalisiin palveluihin ja edellyttävät, että asiat sujuvat helposti ja nopeasti ilman papereita. Mappien selailun sijaan he katsovat vaikkapa palkka-asioihin liittyvät sopimukset omalta koneeltaan. Se onnistuu Fennoan asiakirja-osiossa.”

Fennoan etuihin Jaana Salo laskee myös sen, että palvelu sopii kaikenkokoisille yrityksille. Käyttöön ei esimerkiksi vaikuta yrityksen liikevaihto tai tositemäärä.

”Kaikkien näiden ominaisuuksien perusteella suosittelemme kaikkia aloittavia yrittäjiä ottamaan käyttöön Fennoan palvelun. Monet FaktaCountin vanhoistakin asiakkaista ovat halunneet vaihtaa ohjelmistoa.”

Jaana Salo sanoo, että Fennoan palvelu helpottaa myös kirjanpitäjän työtä. Hän on tehnyt yli 35 vuoden uran kirjanpitäjänä ja joutunut opettelemaan lukuisia taloushallinnon järjestelmiä. ”Fennoa on helppokäyttöisin vastaan tullut ratkaisu. Aikaa jää enemmän myös muille töille ja asiakkaiden palveluun, kun rutiinityöt ja monimutkaisten ohjelmistojen kanssa painimiseen ei tuhraannu aikaa.”

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

 

Fennoan tarina

Aloitamme blogiartikkelien sarjan keväällä 2019 ja kerromme kuulumisia ja ajatuksiamme muun muassa tilitoimistojen taloushallinnon automaation ja digitalisaation mahdollisuuksista. Ensimmäisessä artikkelissa taustoitamme Fennoan alkutarinaa.

Read more