Kilpailuetua laadukkaalla lasku- ja kuitti-informaatiolla

Pankkiurani ensiaskeleita ottaessa vuosituhannen vaihteessa alkoi myös alkutaival verkkolaskujen ympärillä. Tuohon saakka verkkolaskutus oli ollut lähinnä kahden yrityksen välistä viestittelyä EdiFact-sanomilla, mutta 2000-luvun alussa alettiin puhua Finvoicesta, verkkolaskuosoitteistosta ja verkkolaskuliikenteestä.  

Verkkolaskutusta myytiin ajatuksella, että se säästää kaikkien kuluja laskun tulostuksessa, välityksessä, kierrätyksessä ja kirjanpidossa. Kirjanpidon automatisoinnin suunniteltiin pohjautuvan perustililuettelon käyttöön, jolloin laskuttajan oli mahdollisuus antaa sen pohjalta tiliöintiehdotus laskun tuoterivillä. Tämä näytti hienolta jopa Osuuspankin Kultalinkki-pankkiyhteysohjelmassa. 

Automatisointiin matkaa edelleen reilusti 

Noista ajoista on kulunut n. 15 vuotta ja yhä edelleen verkkolaskujen sanoman sisältö on hyvin puutteellista automatisoinnin näkökulmasta. Sanomien otsikkotaso ja tilisiirto-osa ovat pääosin kunnossa, mutta tiliöintiautomatiikan tarvitsemat tuoterivit ovat yleensä sekaisin kuin seinäkello. Erilaisia toteutusvariaatioita on lähes yhtä paljon kuin laskutusjärjestelmiä.  

Onko syynä tähän se, että markkinat ajoivat verkkolaskuja siihen suuntaan, että Finvoicen mukana pitää olla myös pdf-kuva, jolloin itse sanoma jäi vähemmälle huomiolle ja käyttöönotoissa viilattiin vain kuvaa? Eivätkö ohjelmistotoimittajat ja projektihenkilöstö osanneet painottaa riittävästi xml-sanoman tärkeyttä asiakkaille? Vai johtuuko tämä vain yksinkertaisesti siitä, että valtaosa ohjelmistoista on alun perin luotu aikaan ennen verkkolaskuja ja paperilaskun generoinnista on vain yritetty parsia kasaan jonkinlainen xml-sanoma? Pahimpia aukkoja on paikkailtu verottajan ja valtion vaatimuksesta. 

Laskusanomat ja kuitti-informaatiot kilpailuvaltiksi? 

Ostajan aseman pitää olla todella merkittävä, jotta se voi vaatia laskuttajilta laadukkaampaa sanomasisältöä. Käytännössä tällaisia ostajia ovat vain julkisyhteisöt ja muutamat suuret yritykset. Mikä siis saisi myyjät investoimaan nykyaikaiseen laskutusjärjestelmään ja parempaan verkkolasku-sanomaan? Laskuttajille on riittänyt, että laskun tekee helposti, se kulkee vastaanottajalle halvalla ja vastaanottaja maksaa sen oikeilla tiedoilla oikeaan aikaan.  

Samanlaisen haasteen parissa kamppaillaan myös sähköisen rakenteellisen kuitin kanssa. Myyjälle riittää, kun pakollisen kuitin saa helposti ja nopeasti annettua ostajalle. Kun keskustellaan siitä, kenen pitäisi maksaa sähköisen kuitin tarjoamisesta, myyjä-osapuolet yleensä ilmoittavat, että ei kiinnosta. He eivät tästä hyödy. 

Voisiko laadukkaan laskusanoman tai kuitti-informaation kääntää kilpailuvaltiksi? Saisiko kauppaa lisättyä tarjoamalla tiliöintiehdotuksia ja rakenteellisia kuitteja? JHS-suositukset.fisivulla mainitaan näin: ”Valtionhallinnossa on laskettu, että yhden paperimuodossa saapuvan ostolaskun käsittelykustannus on manuaalisesti 30 euroa. Sähköistämällä ostolaskujen käsittely päästään 810 euroon, kun samalla muutetaan prosessit tukemaan verkkolaskun käsittelyä. 

Kuittirumban todelliset kustannukset 

Kuittien käsittely ei poikkea kovinkaan paljon kirjanpidossa ostolaskusta. Suurin ero on usein se, että yleensä osan käsittelytyöstä hoitaa työntekijä eikä kirjanpitäjä. Näin laskennallisesti esim. yhden paperisen pysäköintilipun kirjanpidon kustannukset voivat olla jopa 30 €. Parantamalla lasku- ja kuittisanoman sisältöä olisi kirjanpitokustannuksista puristettavissa euroja pois vielä tuosta 810 € summastakin. 

Jos ostajat havahtuisivat siihen, että jokainen heidän tekemänsä ostos maksaa heille kirjanpitoprosessissa jopa 30 € ja tämä laskettaisiin hankintahinnan päälle, niin uskoisin että tällä olisi ostokäyttäytymistä ohjaava vaikutus. Myyjä voisikin jopa markkinoida, että meiltä ostamalla säästät kirjanpitokustannuksissa jopa 25 €/ostotosite. 

Lisää edelläkävijöitä tarvitaan 

Muutamat toimijat ovat onneksi jo heränneet laadukkaan myyntilaskusanoman mahdollisuuksiin. Esimerkiksi S-Business-korttia käyttämällä ja keskittämällä ostokset S-ryhmän paikkoihin laskulla saa tuotekohtaisen erittelyn. Käytännössä erillisiä kuitteja ei tarvita kirjanpidon tekemiseen. Verkkolaskulta tiliöintivientien luonti voidaan automatisoida. Yrittäjänä harkitsisin tätä mahdollisuutta ainakin kahdesti, vaikka osuustoiminta ei olisikaan lähellä sydäntä. 

Toinen merkittävä avaus on Wurthin cost Match-palvelu, jossa asiakas voi tuoteluettelossa kertoa haluamansa tiliöintitiedot tuoteryhmille. Kun lasku Wurthiltä saapuu, se sisältää valmiit tiliöinnit. Kirjanpitäjän tarvitsee tiliöidä vain ne satunnaiset rivit, joilla ei tiliöintiä ole.  

Jostain syystä kumpikin näistä toimijoista on ollut yllättävän hiljaa näistä asiakkaan kulujen säästönpaikoista. Toivoisinkin myös heiltä hieman lisäponnistuksia markkinointiin ja edelläkävijyyden lipunheilutusta. Tässä on vielä monelle yritykselle mahdollisuus lisätä omaa kilpailuetua! 

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Previous ArticleNext Article