Osakeyhtiön tilinpäätöksen laatiminen, allekirjoittaminen ja julkaiseminen digitaalisesti

Referoitu Tilisanomissa 14.10.2019 julkaistusta Mikko Kalliovaaran artikkelista.

PRH on rakentanut iXBRL-rajapinnan sähköisten tilinpäätösten vastaanottamiseksi kaupparekisteriin. Ohjelmistoyritykset voivat tehdä iXBRL-rajapintaa käyttäviä kirjanpito-ohjelmia, joiden avulla tilitoimistot voivat lähettää tilinpäätöksen kaupparekisteriin täysin digitaalisesti. PRH on toteuttanut rajapinnan yhteistyössä Taloushallintoliiton kanssa. Fennoa Oy oli Suomen ensimmäinen yritys, joka lähetti digitaalisen tilinpäätöksensä kaupparekisteriin. Tämä omalla taloushallinto-ohjelmistollamme laadittu iXBLR-muotoinen tilinpäätös rekisteröitiin 25. huhtikuuta 2019. 

Osakeyhtiö joutuu toimittamaan tilikausittain tilinpäätöksensä julkiseksi dokumentiksi Patentti- ja Rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin. Julkisen tilinpäätöksen myötä turvataan esimerkiksi sopimusosapuolten asemaa kertoen kauppakumppaneille näyttääkö toinen yritys olevan luotettava asiakkaana tai toimittajana.  

Tilinpäätöksen sisältämät tiedot perustuvat lakiin ja ne muodostuvat pääosin yrityksen kirjanpidosta, joka tilikaudelta on tehty tilitoimiston toimesta. Lisäksi tilinpäätöksessä kerrotaan tekstimuodossa huomattavat tilikauden aikaiset yhtiön taloudelliseen asemaan vaikuttavat asiat. 

Tilinpäätöksen perinteinen toteuttaminen 

Taloushallinnon voimakkaasta sähköistymisestä huolimatta tilinpäätösdokumentti on edelleen ollut yleensä Excelillä tai Wordilla käsityönä tehty asiakirjaAsiakirjaan on haettu kirjanpito-ohjelmasta luvut, muotoiltu niiden tietoja siistin näköiseksi ja lisätty mahdollisesti lisätaulukoita sekä kirjoitettu tekstiosioita.

Jokainen tilinpäätös on ollut hieman tekijänsä näköinenkoska jokainen kirjanpitäjä tai tilitoimisto on tahollaan luonut nämä Excel– tai Word-pohjansa itsenäisesti. 

Lopuksi kokonaisuus on ajettu PDF- tiedostoksi, joka on toimitettu sähköpostilla tai paperilla postitse eri maantieteellisessä sijainnissa oleville hallituksen jäsenille allekirjoitettavaksi ja heidän jälkeensä vielä tilintarkastajalle. Mikäli tilintarkastaja on huomauttanut sisältövirheestä, on allekirjoituskierroksen työläyden vuoksi päädytty vaihtamaan korjattuja sivuja jo allekirjoitettuun tilinpäätökseen. 

Tilintarkastajan allekirjoituksen jälkeen PDF-tilinpäätös on veroilmoituksen liitteenä toimitettu PRH:lle kaupparekisteriin julkistettavaksi. PRH:n mukaan osa PDF-muotoisista tilinpäätöksistä on ollut sisällöllisesti täysin rikki tai sisältänyt tietoja, jota ei ensinkään ole julkisiksi haluttu tai tarkoitettu. 

Digitaalinen tilinpäätös

iXBRL Keväällä 2019 PRH julkaisi ohjelmistotaloille uuden digitaalisen rajapinnan, jolla tilinpäätöksen pystyi toimittamaan virheettömänä ja koneellisesti luettavana Inline XBRL -dokumenttina. iXBRL-kielen (Inline eXtensible Business Reporting Language) avulla talousraportteja voidaan muodostaa, käsitellä, jalostaa ja visualisoida koneellisesti.

iXBRL-muotoisissa tilinpäätöksissä tiedot esitetään standardien ja luokitusten mukaisesti yhtenäisellä tavalla. Tämä muun muassa vähentää riskiä siitä, että tilinpäätöksestä puuttuisi oleellisia tietoja. iXBRL-sanomamuoto mahdollistaa käytännössä tilinpäätöksen muodostamisen, käsittelyn ja toimittamisen eteenpäin täysin digitaalisesti ohjelmistosta toiseen.

Digitaalisen tilinpäätöksen etuja ovat esimerkiksi tilintarkastuksen ja pankkien rahoitushakemusten tehostaminen. Käytännössä mikä tahansa vastapuoli, myös ulkomainen sijoittaja analyysiohjelmistollaan, saa suomalaisen yrityksen taloudellisesta asemasta paljon aiempaa tehokkaammin oikeellisen kuvan käyttämällä iXBRL-tilinpäätöksen tietoja hyödyksi.

Tilinpäätöksen laatiminen digitaalisesti

Moderni taloushallinto-ohjelma voi iXBRL-tilinpäätöksen sanomamuodon tukemisen lisäksi muodostaa koko tilinpäätösdokumentin vakiomuotoisena ja digitaalisesti pääkirjanpitoon täsmäävänä. Taloushallinto-ohjelmassa on sisäinen toiminto Luo tilinpäätös, joka laatii kirjanpitäjän puolesta yrityksen päättyneestä tilikaudesta valmiin tilinpäätösdokumentin luonnoksen, jossa esimerkiksi taseen ja tuloslaskelman saldot sekä oman pääoman muutokset ovat valmiina ja täsmäävät suoraan päättyneen tilikauden lukuihin kirjanpidossa. Jos kirjanpitoa joudutaan vielä esimerkiksi tilintarkastajan vaatimuksesta muuttamaan, on tilinpäätös myös parilla klikkauksella päivitetty vastaamaan muuttunutta kirjanpitoa.

Tilinpäätöksen tekeminen koneellisesti avustettuna modernilla taloushallinto-ohjelmalla onkin huomattavan paljon pienempi työ kuin aiemmin. Ohjelman tilinpäätöstoiminto osaa lisätä tilinpäätökseen myös vakio-osiot, kuten viralliset PMA-kaavan mukaiset liitetietokappaleet, hallituksen kokoonpanon, sekä tilintarkastajan tiedot automaattisesti. Näitä kappaleita ja niiden tekstejä voi muokata, lisätä, poistaa ja täydentää suoraan ohjelmassa.

Tarvetta Excel- tai Word-työskentelyyn ei modernin taloushallinto-ohjelman kanssa ole. Tilinpäätöksen saa alusta loppuun laadittua siinä samassa tutussa selainkäyttöisessä ohjelmassa, jossa varsinainen kirjanpitokin on tilikauden aikana tehty.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen digitaalisesti 

Kun kirjanpitäjän on tyytyväinen tilinpäätökseen, hän hyväksyy sen lopulliseksi ja aloittaa allekirjoitusprosessin taloushallinto-ohjelmassa. Allekirjoituksiakaan varten tilinpäätöstä ei tulosteta, sähköpostiteta tai avata mitään ylimääräisiä allekirjoituspalveluita, vaan sama tuttu taloushallinto-ohjelma kysyy, keille kaikille hyväksytty tilinpäätös lähetetään digitaalisesti allekirjoitettavaksi.

Digitaalisuuden hienouksia on myös etäisyyden merkityksen poistuminen ja tilinpäätöksen prosessin hallinta. Ohjelma lähettää kaikille valituille henkilöille kutsut vaikka ulkomaille asti tulla allekirjoittamaan tilinpäätös omalla tietokoneellaan tai matkapuhelimellaan. Ohjelma itse seuraa, että vaaditut allekirjoitukset myös tehdään. Vasta kun hallituksen allekirjoitukset on kerätty, saa tilintarkastaja oman allekirjoituskutsunsa automaattisesti. Aloittaessaan tilintarkastustyön hän voi olla varma, että koko hallitus on ensin omalta osaltaan hyväksynyt kirjanpitäjän laatiman tilinpäätöksen.

Kun tilintarkastajakin on tarkastanut yrityksen tilikauden tapahtumat taloushallinto-ohjelmaan saamallaan käyttäjätunnuksella tai omalla analyysiohjelmistollaan, allekirjoittaa hän digitaalisesti viimeisenä tilinpäätösdokumentin. Allekirjoitusten päiväykset leimataan kunkin henkilön todellisen allekirjoitushetken mukaisesti dokumenttiin pysyvästi näkyviin, eikä niitä voi muuttaa.

Mikäli tilintarkastaja huomaa virheen tilinpäätöksessä, tilintarkastaja huomauttaa kirjanpitäjälle muutostarpeesta ja kirjanpitäjä kopioi taloushallinto-ohjelmassa parilla klikkauksella uuden version alkuperäisestä tilinpäätöksestä työstöön, korjaa tilintarkastajan huomautukset ja lähettää koko tilinpäätöksen uudelleen allekirjoitettavaksi hallitukselle ja sen jälkeen tilintarkastajalle. Kaiken toimiessa taloushallinto-ohjelmassa digitaalisesti on tämäkin hyvin nopea ja selkeä prosessi aiempaan verrattuna.

Tilinpäätöksen toimittaminen PRH:lle digitaalisesti 

Lopullinen tilintarkastajan allekirjoittama iXBRL-tilinpäätös toimitetaan yhtiökokouksen jälkeen taloushallinto-ohjelmasta PRH:lle uuteen iXBRL-rajapintaan yhdellä klikkauksella. Tämän jälkeen yritys on täyttänyt tilinpäätöksen julkistamisvelvoitteensa. iXBRL-muotoinen digitaalinen tilinpäätös on selkeä ja täysin ihmisluettava sekä lisäksi virheettömästi koneluettava. Tilinpäätöksen lukija voi olla myös täysin varma siitä, että yksikään tilinpäätöksen arvo tai sivu ei ole muuttunut siitä, mitä ne ovat olleet tilinpäätöksen allekirjoitushetkellä.

Veroilmoituksen liitteenä tilinpäätöstä ei enää tarvitse toimittaa. Verohallinto saa haettua tilinpäätökset itselleen koneellisesti suoraan kaupparekisteristä. Näin tilinpäätöksen elinkaari laatimisen, allekirjoittamisen ja toimittamisen osalta on valmis. Toteutettu digitaalinen tilinpäätös jää pysyvästi ja muuttumattomana allekirjoitettuna dokumenttina talteen taloushallinto-ohjelmaan ja on lisäksi julkisesti haettavissa identtisenä digitaalisena kopiona kaupparekisteristä.

Haluatko kokea itse, kuinka helppoa Fennoan käyttäminen on? Varaa Fennoa-palvelun etädemo! Etädemossa esittelemme Teams-etäkoulutuksena, kuinka Fennoa helpottaa kirjanpitäjän työtä ja auttaa yrityksen talouden johtamisessa.

Previous Article